Algemene voorwaarden

Artikel 1. Begripsbepalingen

Fesi-Ai: de aanbieder van Re-Claimed, gevestigd aan Kapelaan Nausstraat 35, 5987 AR Egchel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91497469.

Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst met Fesi-Ai sluit of wil sluiten.

Organisatie: de zakelijke omgeving van de opdrachtgever binnen Re-Claimed.

Gebruiker: iedere medewerker, beheerder, klant of andere persoon die Re-Claimed gebruikt of via een indienpagina gegevens aanlevert.

Overeenkomst: iedere afspraak tussen Fesi-Ai en opdrachtgever voor het leveren of gebruiken van Re-Claimed.

Offerte: iedere aanbieding, prijsopgave of voorstel van Fesi-Ai aan opdrachtgever.

Diensten: Re-Claimed en alle daarbij horende software, portal, publieke indienpagina's, e-mailfunctionaliteit, AI-ondersteuning, support, configuratie en aanvullende werkzaamheden.

Derden: partijen buiten de rechtsverhouding tussen Fesi-Ai en opdrachtgever.

Richtprijs: een door Fesi-Ai geschatte of indicatief afgegeven prijs.

Artikel 2. Algemene bepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte, overeenkomst en levering van diensten door Fesi-Ai, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Deze voorwaarden kunnen bij offertes of facturen worden meegestuurd en zijn gratis beschikbaar via de website of op verzoek.

Fesi-Ai mag deze voorwaarden wijzigen. De opdrachtgever wordt daar schriftelijk of elektronisch over geinformeerd. Afwijkingen gelden alleen als partijen deze schriftelijk hebben afgesproken.

Door acceptatie van een offerte, overeenkomst of ingebruikname van Re-Claimed gaat opdrachtgever akkoord met deze voorwaarden.

Re-Claimed ondersteunt organisaties bij het beheren van reclamatie- en serviceprocessen met onder meer publieke formulieren, casebeheer, klantcommunicatie, bijlagen, rapportage en AI-ondersteuning.

Artikel 3. Offertes

Offertes van Fesi-Ai zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders staat. Als geen aanvaardingstermijn is opgenomen, vervalt de offerte na veertien dagen.

Fesi-Ai kan niet aan een offerte worden gehouden als daarin een kennelijke fout, verschrijving, vergissing of onjuistheid staat.

Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld. Derden kunnen geen rechten ontlenen aan een offerte.

Een offerte geldt alleen voor de daarin genoemde diensten en niet automatisch voor toekomstige opdrachten of uitbreidingen.

Artikel 4. Overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke of elektronische acceptatie door partijen, of zodra Fesi-Ai met instemming van opdrachtgever start met de uitvoering.

Fesi-Ai is alleen gehouden tot het verrichten van diensten die binnen de overeengekomen scope vallen. Werkzaamheden buiten die scope worden als meerwerk beschouwd en kunnen apart worden gefactureerd.

Als opdrachtgever de overeenkomst namens een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon sluit, is opdrachtgever naast die persoon of rechtspersoon hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen.

Afwijkende afspraken in de overeenkomst gaan voor op deze algemene voorwaarden.

Artikel 5. Wijziging van de overeenkomst

Als tijdens de uitvoering blijkt dat wijziging of aanvulling van de overeenkomst nodig of wenselijk is, treden partijen tijdig in overleg.

Fesi-Ai is niet verplicht schade te vergoeden als wijziging van de overeenkomst nodig is. Prijsverhogingen door btw-verhogingen, wettelijke maatregelen of gewijzigde externe kosten mogen worden doorberekend.

Als factoren die de prijs bepalen wijzigen en de prijsstijging meer dan 10% bedraagt, mag opdrachtgever de overeenkomst binnen veertien dagen schriftelijk of elektronisch ontbinden voor het nog niet uitgevoerde deel, tenzij het slechts om een offerte gaat of partijen anders zijn overeengekomen.

Artikel 6. Prijzen

Fesi-Ai verricht de overeengekomen diensten tegen een vaste prijs, abonnementstarief, uurtarief of richtprijs, afhankelijk van wat partijen afspreken.

Bij een richtprijs mag Fesi-Ai de exacte totaalsom na uitvoering berekenen. Fesi-Ai mag tot 10% afwijken van de richtprijs. Dreigt de richtprijs met meer dan 10% te worden overschreden, dan informeert Fesi-Ai opdrachtgever tijdig over de reden.

Als de overeengekomen of verwachte hoeveelheid werk redelijkerwijs onjuist is ingeschat zonder dat dit aan Fesi-Ai te wijten is, mag Fesi-Ai de prijs aanpassen of het aanvullende werk apart factureren.

Fesi-Ai mag prijzen voor Re-Claimed, abonnementen, support, inrichting en aanvullende diensten wijzigen. Prijsaanpassingen worden vooraf gecommuniceerd. Als opdrachtgever niet akkoord gaat met een prijsverhoging, mag opdrachtgever de overeenkomst opzeggen volgens de overeengekomen voorwaarden.

Artikel 7. Meer- of minderwerk

Meerwerk omvat alle extra werkzaamheden, configuraties, koppelingen, migraties, maatwerk, supporturen of andere leveringen die op verzoek van opdrachtgever of noodzakelijkerwijs uit de opdracht voortvloeien en niet in de oorspronkelijke opdracht zijn opgenomen.

Fesi-Ai is alleen gebonden aan mondelinge afspraken over meer- of minderwerk na schriftelijke bevestiging, of wanneer Fesi-Ai zonder bezwaar van opdrachtgever met de uitvoering is begonnen.

Verrekening van meer- en minderwerk vindt in ieder geval plaats bij wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht, onvoorziene kostenverhogingen of -verlagingen en afwijkingen van geschatte hoeveelheden of aantallen. Verrekening vindt plaats bij de eindafrekening, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Als opdrachtgever niet akkoord gaat met noodzakelijke extra kosten, mag Fesi-Ai de overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleren zonder aansprakelijk te zijn voor schade die daardoor ontstaat.

Artikel 8. Levering en opleveringstermijnen

Fesi-Ai mag de overeenkomst in fasen uitvoeren en iedere deellevering of deelprestatie afzonderlijk factureren.

Genoemde opleverings- of leveringstermijnen zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk als fataal overeengekomen. Bij overmacht mogen partijen na het verstrijken van een redelijke termijn de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder schadeplichtig te zijn.

Re-Claimed mag technisch en functioneel worden gewijzigd, verbeterd of tijdelijk beperkt als dat nodig is voor onderhoud, veiligheid, continuiteit of doorontwikkeling.

Artikel 9. Betaling

Betaling dient per bank te worden voldaan binnen veertien dagen na ontvangst van de factuur, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Fesi-Ai mag na het sluiten van de overeenkomst een aanbetaling vragen van maximaal 50% van de totaalsom, tenzij partijen anders afspreken.

Na het verstrijken van de betalingstermijn stuurt Fesi-Ai een betalingsherinnering. Opdrachtgever is vanaf dat moment in gebreke en moet binnen zeven dagen betalen.

Blijft betaling uit, dan mag Fesi-Ai het verschuldigde invorderen. Incassokosten, wettelijke rente en redelijke buitengerechtelijke kosten komen voor rekening van opdrachtgever. Een klacht of onderzoek schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 10. Annulering, opschorting en ontbinding

Bij onvoorziene omstandigheden mag Fesi-Ai de overeenkomst onderbreken, verplaatsen of annuleren. Fesi-Ai communiceert zulke wijzigingen zo snel mogelijk en treedt waar redelijk mogelijk in overleg met opdrachtgever.

Als opdrachtgever de overeenkomst voorafgaand aan of tijdens de uitvoering annuleert, mag Fesi-Ai gemaakte kosten en 25% van de overeengekomen totaalsom in rekening brengen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Fesi-Ai mag de overeenkomst of toegang tot Re-Claimed met onmiddellijke ingang opschorten als zij redelijkerwijs vermoedt dat opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt, als betaling uitblijft, of als verdere uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is.

Fesi-Ai mag de overeenkomst ontbinden als opdrachtgever niet betaalt, surseance van betaling aanvraagt, failliet wordt verklaard, de onderneming staakt of niet langer vrij over zijn vermogen kan beschikken.

Bij opschorting of ontbinding door omstandigheden die aan opdrachtgever zijn toe te rekenen, is opdrachtgever gehouden de daardoor ontstane directe en indirecte schade en kosten van Fesi-Ai te vergoeden.

Artikel 11. Overmacht

Fesi-Ai hoeft verplichtingen niet na te komen zolang zij wordt gehinderd door omstandigheden die haar niet kunnen worden toegerekend.

Onder overmacht vallen onder meer storingen bij hosting-, internet-, e-mail-, betaal- of AI-dienstverleners, cyberincidenten, stroomstoringen, ziekte of arbeidsongeschiktheid van personeel, overheidsmaatregelen, epidemieen, pandemieen, oorlog, dreiging van oorlog, oproer, stakingen, brand, diefstal, transportproblemen, niet-leverbare materialen en tekortkomingen of faillissement van ingeschakelde derden.

Als de overmachtssituatie langer dan drie maanden duurt, mag Fesi-Ai de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden. Schade door overmacht komt niet voor rekening van Fesi-Ai.

Artikel 12. Garantie

Als schriftelijk garantie is overeengekomen en zichtbare fouten, onvolkomenheden of gebreken duidelijk aanwezig waren op het moment van oplevering, zal Fesi-Ai het gebrek kosteloos herstellen voor zover het gebrek aan Fesi-Ai kan worden toegerekend.

Er geldt geen garantie voor schade of gebreken door externe oorzaken, onjuist gebruik, ondeskundig beheer, wijzigingen door opdrachtgever of derden, koppelingen buiten Fesi-Ai om, of werkzaamheden die niet door Fesi-Ai zijn uitgevoerd.

Er kan geen beroep op garantie worden gedaan zolang opdrachtgever de overeengekomen vergoeding niet volledig heeft voldaan. Fesi-Ai stelt de diagnose van garantiegevallen vast.

Bij een terecht beroep op garantie mag Fesi-Ai kiezen voor herstel, vervanging, korting of terugbetaling van een redelijk deel van de overeengekomen vergoeding. Wettelijke rechten van opdrachtgever blijven van kracht.

Artikel 13. Oplevering, goedkeuring en onderhoudstermijn

Opdrachtgever moet opgeleverde diensten, configuraties, koppelingen, instellingen en maatwerk controleren op gebreken.

Als opdrachtgever niet binnen vijf dagen na oplevering schriftelijk of elektronisch klaagt, wordt opdrachtgever geacht de oplevering te hebben goedgekeurd.

Kleine gebreken die eenvoudig binnen een onderhoudstermijn kunnen worden hersteld, zijn geen reden om goedkeuring te onthouden als ingebruikname daardoor niet wordt verhinderd. Als geen onderhoudstermijn is afgesproken, geldt een termijn van dertig dagen na oplevering.

Artikel 14. Verplichtingen van opdrachtgever

Opdrachtgever verstrekt tijdig, volledig en op de door Fesi-Ai gevraagde wijze alle informatie die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Opdrachtgever zorgt voor juiste gegevens, voldoende medewerking, bereikbare contactpersonen, correcte organisatie-instellingen, veilige gebruikersaccounts, passende autorisaties en rechtmatige verwerking van klant- en claimgegevens.

Opdrachtgever informeert Fesi-Ai zo snel mogelijk over feiten en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op tijdige of deugdelijke uitvoering.

Fesi-Ai is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie of door het niet naleven van verplichtingen door opdrachtgever.

Artikel 15. Klachten

Klachten over de uitvoering van de overeenkomst moeten zo spoedig mogelijk, volledig en duidelijk schriftelijk of elektronisch bij Fesi-Ai worden ingediend.

Klachten over gebreken die bij oplevering redelijkerwijs niet zichtbaar of kenbaar waren, moeten binnen tien dagen na ontdekking worden gemeld, of binnen tien dagen nadat opdrachtgever daarvan redelijkerwijs op de hoogte had kunnen zijn.

Opdrachtgever stelt Fesi-Ai in staat de klacht te onderzoeken en verstrekt alle relevante informatie. Het onderzoeken van een klacht betekent niet dat Fesi-Ai aansprakelijkheid erkent.

Een klacht moet een gedetailleerde en nauwkeurige beschrijving van het gebrek bevatten en schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 16. Aansprakelijkheid

Fesi-Ai is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Aanvullende of vervangende schadevergoeding is uitgesloten, behalve bij opzet of grove schuld van Fesi-Ai.

Fesi-Ai is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens, schade door storingen bij derden, schade door AI-output of schade door beslissingen die opdrachtgever op basis van Re-Claimed neemt.

Als Fesi-Ai tot schadevergoeding verplicht is, is de vergoeding beperkt tot de factuurwaarde van het deel van de overeenkomst waardoor de schade is veroorzaakt, of tot het bedrag dat door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.

Opdrachtgever vrijwaart Fesi-Ai tegen aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van Re-Claimed, door opdrachtgever aangeleverde gegevens, klantcommunicatie, bijlagen, instructies of door opdrachtgever genomen besluiten.

Opdrachtgever moet Fesi-Ai uiterlijk binnen zes maanden nadat hij bekend is geworden of had kunnen zijn met de schade schriftelijk aanspreken. Voor consumenten geldt een termijn van twaalf maanden.

Fesi-Ai is niet aansprakelijk en opdrachtgever kan geen beroep doen op garantie als schade ontstaat door ondeskundig gebruik, gebruik in strijd met het doel of instructies, onvoldoende onderhoud, fouten in aangeleverde informatie, aanwijzingen van opdrachtgever of wijzigingen door opdrachtgever of derden.

Artikel 17. Eigendomsvoorbehoud

Voor zover Fesi-Ai zaken, documenten, configuraties, bestanden, ontwerpen of andere leveringen overdraagt waarop eigendomsvoorbehoud mogelijk is, blijven deze eigendom van Fesi-Ai totdat opdrachtgever alle verschuldigde bedragen volledig heeft voldaan.

Opdrachtgever mag hetgeen onder eigendomsvoorbehoud is geleverd niet verkopen, verpanden, sublicentieren of anderszins bezwaren zonder toestemming van Fesi-Ai.

Zolang opdrachtgever zaken of materialen van Fesi-Ai onder zich heeft, bewaart hij deze zorgvuldig en herkenbaar als eigendom van Fesi-Ai. Bij beslag, faillissement of aanspraken van derden informeert opdrachtgever Fesi-Ai direct.

Artikel 18. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op Re-Claimed, software, broncode, ontwerpen, afbeeldingen, teksten, documentatie, werkwijzen, AI-prompts, configuraties, handelsnamen en logo's blijven bij Fesi-Ai of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Opdrachtgever krijgt alleen het overeengekomen gebruiksrecht. Het is niet toegestaan materiaal van Fesi-Ai te verveelvoudigen, openbaar te maken, exploiteren, doorverkopen, sublicentieren of gebruiken buiten de overeengekomen scope zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Op eerste verzoek van Fesi-Ai moeten ontwerpen, documentatie, bestanden of andere materialen van Fesi-Ai worden teruggegeven of verwijderd, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is en geen wettelijke bewaarplicht in de weg staat.

Artikel 19. Boetebeding

Als opdrachtgever of een derde via opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten of vertrouwelijke materialen van Fesi-Ai zonder toestemming gebruikt, verbeurt opdrachtgever aan Fesi-Ai een direct opeisbare boete.

Voor rechtspersonen bedraagt deze boete € 10.000 per overtreding, vermeerderd met 5% van dat bedrag voor iedere dag dat de overtreding voortduurt.

Voor het opleggen van de boete is geen voorafgaande ingebrekestelling, gerechtelijke procedure of bewijs van schade vereist. De boete laat het recht van Fesi-Ai op schadevergoeding en andere maatregelen onverlet.

Artikel 20. Privacy en gegevensbescherming

Fesi-Ai verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en andere relevante privacywetgeving. De privacyverklaring van Re-Claimed geeft aanvullende informatie over de verwerking van persoonsgegevens.

Gebruikers en betrokkenen kunnen verzoeken om inzage, wijziging of verwijdering van hun gegevens. Gaat het om gegevens die een organisatie via Re-Claimed verwerkt, dan wordt het verzoek in beginsel door of samen met die organisatie behandeld.

Fesi-Ai deelt klantgegevens niet met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de levering van Re-Claimed, support, hosting, e-mailverwerking, AI-functionaliteit, beveiliging, administratie of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Voor persoonsgegevens die opdrachtgever in Re-Claimed verwerkt ten behoeve van eigen klanten, treedt Fesi-Ai in beginsel op als verwerker en opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke. Waar nodig maken partijen aanvullende afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Artikel 21. Beveiliging

Fesi-Ai neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens van opdrachtgever en gebruikers te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, verlies of vernietiging.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor veilige inrichting van eigen accounts, rechten, apparaten, e-mailadressen, reply-to-instellingen en publieke indienlinks.

Artikel 22. Datalekken

Als Fesi-Ai een datalek ontdekt waarbij gegevens van opdrachtgever of gebruikers betrokken zijn, informeert Fesi-Ai opdrachtgever zo snel mogelijk over de aard van het incident, mogelijke gevolgen en genomen of voorgestelde maatregelen.

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor meldingen aan betrokkenen of toezichthouders voor zover opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken.

Artikel 23. Slotbepalingen

Fesi-Ai mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst aan derden overdragen, tenzij dit onredelijk nadelig is voor opdrachtgever of schriftelijk anders is afgesproken.

Op alle rechtsbetrekkingen tussen partijen is Nederlands recht van toepassing. Partijen spannen zich eerst in om geschillen onderling op te lossen.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg, locatie Roermond, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

Artikel 24. Dienstspecifieke bepalingen voor Re-Claimed

De organisatie bepaalt welke gegevens zij via Re-Claimed verzamelt en verwerkt. Denk aan contactgegevens, ordernummers, artikelnummers, omschrijvingen, foto's, facturen, e-mails en interne beoordelingsteksten. De organisatie blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van deze gegevens.

AI-functies in Re-Claimed zijn bedoeld als ondersteuning bij samenvatten, structureren, signaleren en adviseren. AI-output is geen bindend oordeel en vervangt geen menselijke beoordeling. De organisatie blijft verantwoordelijk voor besluiten, klantcommunicatie en verdere opvolging.

Re-Claimed kan e-mails versturen namens of voor de organisatie, waaronder ontvangstbevestigingen, statusupdates en interne notificaties. De organisatie is verantwoordelijk voor de juistheid van ingestelde e-mailadressen, reply-to-adressen en eventuele BCC-instellingen. Fesi-Ai kan niet garanderen dat iedere e-mail door de ontvanger wordt ontvangen, gelezen of geaccepteerd door spamfilters.

Re-Claimed mag alleen worden gebruikt voor rechtmatige zakelijke doeleinden. Het is niet toegestaan om:

• onjuiste, misleidende, discriminerende, bedreigende of onrechtmatige inhoud te plaatsen;
• malware, schadelijke bestanden of ongewenste bulkcommunicatie te versturen;
• beveiligingsmaatregelen te omzeilen of de werking van Re-Claimed te verstoren;
• gegevens te verwerken zonder geldige grondslag of zonder passende informatie aan betrokkenen.

Artikel 25. Geheimhouding

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij via de samenwerking ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Contact