Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Fesi-Ai biedt Re-Claimed aan organisaties aan. Voor gegevens die een organisatie in Re-Claimed verwerkt voor haar eigen klanten, is die organisatie in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en is Fesi-Ai de verwerker.

Voor gegevens over eigen accounts, websitebezoek, administratie, beveiliging en contact met Fesi-Ai kan Fesi-Ai zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van Re-Claimed kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en organisatie;
• accountgegevens, rollen, rechten en inloggegevens;
• reclamatiegegevens, zoals referentie, ordernummer, artikelnummer, omschrijving, status en interne notities;
• bijlagen, zoals foto's, facturen, documenten en andere bewijsstukken;
• communicatie, zoals ontvangstbevestigingen, statusmails, klantreacties en supportberichten;
• AI-output, zoals samenvattingen, categorieen, signalen en adviesconcepten;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, logbestanden en beveiligingsmeldingen.

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

Persoonsgegevens worden gebruikt voor:

• het indienen, registreren, beoordelen en opvolgen van reclamatie- en serviceverzoeken;
• het tonen en beheren van cases in de portal;
• het versturen en ontvangen van e-mails en notificaties;
• het ondersteunen van gebruikers met AI-samenvattingen en AI-advies;
• accountbeheer, beveiliging, logging en misbruikpreventie;
• support, administratie, facturatie en contractbeheer;
• verbetering van Re-Claimed en naleving van wettelijke verplichtingen.

4. Grondslagen

De verwerking vindt plaats op basis van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting, toestemming of een andere geldige grondslag onder de AVG. Voor gegevens die een organisatie via Re-Claimed verzamelt, bepaalt de organisatie zelf de toepasselijke grondslag.

5. AI-verwerking

Re-Claimed kan gegevens uit een case gebruiken om AI-functies uit te voeren, zoals samenvatten, structureren of signaleren. AI-output is ondersteunend en wordt niet gebruikt als volledig geautomatiseerd besluit richting de klant zonder menselijke beoordeling door de organisatie.

6. Delen met derden

Fesi-Ai deelt persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor Re-Claimed, support, beveiliging, hosting, e-mailverwerking, AI-functionaliteit, administratie of wanneer dit wettelijk verplicht is. Met dienstverleners die persoonsgegevens verwerken worden passende afspraken gemaakt.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of contractuele afspraak een langere termijn vereist. Organisaties kunnen eigen bewaartermijnen en verwijderverzoeken hanteren binnen hun gebruik van Re-Claimed.

8. Beveiliging

Fesi-Ai neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste openbaarmaking. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor veilig gebruik van accounts, wachtwoorden en apparaten.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben onder de AVG rechten, waaronder inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Gaat het om gegevens die door een organisatie in Re-Claimed worden verwerkt, dan wordt een verzoek in beginsel door of samen met die organisatie behandeld.

10. Internationale doorgifte

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Fesi-Ai voor passende waarborgen, zoals contractuele afspraken of andere door de AVG toegestane maatregelen.

11. Datalekken

Als Fesi-Ai een beveiligingsincident ontdekt dat gevolgen kan hebben voor persoonsgegevens, worden de betrokken organisatie en waar nodig bevoegde instanties geinformeerd volgens de toepasselijke afspraken en wettelijke verplichtingen.

12. Wijzigingen

Fesi-Ai kan deze privacyverklaring wijzigen als Re-Claimed, wetgeving of verwerking van gegevens verandert. De meest recente versie staat op deze pagina.

13. Contact